في إدارة منظمة طلابية داخل الحرم الجامعي، تدعم منظمة AUPK جميع جوانب المنظمة حتى تتمكن من التحرك بسلاسة ومرونة / رشيق في مواجهة التحديات الحالية والمستقبلية، وتحديداً لدعم تحقيق رؤية المنظمة ورسالتها المتمثلة في التميز والسمعة الدولية. ومن بين التحديات القائمة التي تتطلب حلولاً فورية التحول الرقمي.

طوّرت جامعة مولانا مالك إبراهيم الإسلامية الحكومية العديد من الخدمات الرقمية، سواءً للخدمات الأكاديمية أو الإدارية (AUPK). مع ذلك، لا تزال هذه الخدمات غير متكاملة، والبيانات المطلوبة لكل خدمة رقمية يصعب الوصول إليها أو تتطلب الوصول إليها عبر تطبيقات الخدمة المعنية. يعيق هذا الوضع الإدارة في فهم وتحديد الوضع الراهن للمؤسسة، مما يؤثر على سرعة ودقة القرارات والاستراتيجيات الإدارية لمعالجة المشكلات القائمة.

أحد أهداف الاتحاد الدولي للجامعات (IKUs) لعام 2024 هو التنمية الحرم الجامعي الذكي ومن بين الإنجازات التي يجب تحقيقها في الفصل الدراسي الأول، إنجاز لوحة بيانات المعلومات، والتي تُعد جزءًا من برنامج التطوير قصير المدى. نظام بوابة مالكي .يهدف هذا إلى معالجة المشكلات المذكورة أعلاه، وتحديداً دمج البيانات المختلفة المتناثرة عبر تطبيقات الخدمة المتعددة لتسهيل الوصول إلى الإدارة من خلال بوابة لوحة معلومات بيانات واحدة.

كخطوة أولى في تطوير لوحة بيانات هذه، كان من الضروري رسم خريطة للبيانات المتاحة في تطبيقات الخدمات عبر مختلف قطاعات الخدمات في جامعة مالانج الإسلامية الحكومية. ولذلك، عُقد اجتماع تنسيقي مع مختلف قطاعات الخدمات لرسم خريطة لعدة جوانب، بما في ذلك:

1. مالك البيانات
2. تقسيم البيانات إلى فترات
3. تطبيق منتج البيانات
4. العمليات التجارية والبيانات التي لم يتم رقمنتها

أُقيم الحدث في قاعة اجتماعات PTIPD، واستمرّ على مدار ثلاثة أيام متتالية من 15 إلى 23 يناير، حيث دُعي قطاع أو وحدتان خدميتان أو مالكا بيانات كل يوم. نتج عن هذا النشاط وثيقة تخطيطية لمصادر البيانات ومالكيها، بالإضافة إلى تحديد فترات كل عنصر من عناصر البيانات، والتي ستُعرض على تطبيق لوحة معلومات البيانات، وهو جزء من نظام بوابة مالكي. ستُستخدم لوحة معلومات البيانات هذه أيضًا كمرجع أو شهادة بناءً على إنجازات الأداء المؤسسي كما هو مذكور في مؤشرات الأداء الرئيسية، حيث سيكون لكل مؤشر أداء رئيسي تقارير بيانات داعمة يمكن الوصول إليها في تطبيق لوحة معلومات البيانات هذا.

مع تطبيق لوحة بيانات الأداء هذه، لن يكون من الضروري إدخال جميع وثائق إنجاز مؤشرات الأداء الرئيسية يدويًا في النظام. بل سيتم استرجاعها تلقائيًا من خلال تطبيقات الخدمة المستخدمة يوميًا. ويُؤمل أن يُسهم ذلك في تبسيط العملية وتحسين جودة وثائق إنجاز الأداء المستخدمة.